Rekisteriseloste OTY

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste

1     Rekisterin nimi

Orimattilan taideyhdistys ry jäsenrekisteri

2     Rekisterinpitäjä

Nimi:    Orimattilan taideyhdistys ry/ Puheenjohtaja Pirkko Onnela Verkkosivut:    www.orimattilantaideyhdistys.fi Osoite:  Luhtikyläntie 299, 16300 ORIMATTILA              

Sähköposti:     Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilö, joka hoitaa rekisteriasiat ja johon voi ottaa yhteyttä.

Nimi:      Jäsensihteeri Eeva Leppänen 

Osoite:   Rantatie 6 a 4 16300 Orimattila

Puh.   0400612138

Sähköposti:     eevaleppanen@gmail.com

                          …

3     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tiedot on tallennettu sähköistä käsittelyä varten ulkopuolisen palveluntarjoajan Yhdistysavaimen palvelimille .

4     Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, mahd. jäsennumero, jäsenyyden maksetut vuodet)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (erityistiedot Kunniajäsenyys, maksuvaputukset perusteluineen yms.)

5     Rekisterin tietolähteet

Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. (esim. puhelinluettelo) Perusteena voi olla esimerkiksi rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietolaki ei edellytä säännönmukaisten tietolähteiden ilmoittamista, mutta se on tarkoituksenmukaista henkilötietojen käsittelyn kuvaamisen kannalta. Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

6     Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle

7     Rekisterin suojauksen periaatteet

1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Orimattilantaideyhdistys ry:n jäsensihteerin ja puheenjohtajan   omistamilla tietokoneilla käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta säilytetään lukitussa tilassa. Orimattilantaideyhdistys ry huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.Käytännössä rekisteri sijaitsee Yhdistysrekisterin palvelimella, jonka jäsentieto-osioon on tunnukset ja salasanat vain mainituilla henkilöillä.